اخر موعد للتقديم : 29 October, 2019
النص المترجم من الموقع
رابط التقديم نهاية الاعلانالواجبات
تحت الإشراف المباشر للموظف الإداري ، والتوجيه العام لرئيس منظمة الجمارك العالمية ، تكون الواجبات ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي: - كنقطة اتصال للسفر والبروتوكول ؛ إحاطة وتوجيه الموظفين وغير الموظفين والزوار بشأن سياسة وقواعد السفر لمنظمة الصحة العالمية المتعلقة بفئة السفر والاستحقاقات ومسائل البروتوكول ، وكذلك وحدة السفر لنظام الإدارة العامة (GSM). - تنظيم سفر موظفي WRO وغير الموظفين: مراجعة طلبات السفر والحصول على عروض الأسعار ومسارات السفر من وكيل السفر والحجوزات الفندقية وترتيب التصريح الأمني ورفع طلبات السفر في GSM. - تقديم المشورة للموظفين بشأن متطلبات التأشيرة والتطعيم ؛ تأكد من إكمال استمارات الطلب بشكل صحيح ، وإرفاق المستندات الداعمة اللازمة والاتصال بالسفارات في الوقت المناسب لإصدار تأشيرات الدخول. - تحقق من مطالبات السفر ضد خط سير الرحلة ، فيما يتعلق بالتوجيه الفعلي ومدة الإقامة. يوصي الحلول في حالة وجود تباينات. -دعم مهام الزوار الرسميين ؛ اتخاذ الترتيبات اللازمة للسكن والنقل والالتقاء والمساعدة في المطار والتسجيل. -تأكد من تسجيل الموظفين الدوليين وأسرهم ، والزوار الرسميين والاستشاريين وفقًا لقواعد الهجرة. إعداد ومتابعة المراسلات مع الأطراف المعنية ، ولا سيما وزارة الشؤون الخارجية وسلطة المطار وإدارة الهجرة. -التنسيق مع برنامج الأمم المتحدة الإنمائي وإصدار RO ومقر والتجديد في الوقت المناسب لشهادات UNLP والأسرة للأمم المتحدة. الحفاظ على وتحديث نظام المتابعة ذات الصلة. -التنسيق مع الوحدات الفنية EMRO جميع الترتيبات اللوجستية للاجتماعات بين البلدان التي عقدت في البلاد ، وإجراء حجوزات الفنادق اللازمة ، وتوفير المعدات المطلوبة والخدمات الأخرى. -مشروع المراسلات مع جميع النظراء وضمان توثيق عمليات السفر بشكل جيد . تحديث والحفاظ على الملفات والسجلات ذات الصلة. -المشاركة في الدراسات الاستقصائية بشأن أسعار الفنادق وترتيبات الاجتماعات ، وضمان الصفقات يتم تحديثها بانتظام. -تحقق من الفواتير الواردة من الفنادق ووكيل السفر والتأكد من سداد المدفوعات في الوقت المناسب. الاحتفاظ بسجلات لجميع المدفوعات التي تمت لغرض التسوية. -المساعدة في التحقق من العمل الإضافي للسائقين. -أداء واجبات إدارية أخرى ومساعدة / استبدال الموظفين الإداريين في فرق أخرى ، كما هو مطلوب. وتشمل أنشطة التحقيق: نظام للتعامل مع المراسلات وتنظيم الملفات بما يتوافق مع إرشادات محددة ومتطلبات العمل. متابعة للحفاظ على المواعيد النهائية وتوليد المراسلات المطلوبة. تحسين سير العمل وإجراءات المكتب الإداري والحفاظ على سجلات المكتب.اختيار فئة السفر واستحقاقات السفر ذات الصلة تمشيا مع القواعد والإجراءات.
المؤهلات الدراسية:
أساسي: إكمال التعليم الثانوي مع استكمال تدريب السكرتارية.
مرغوب فيه: شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو العلوم الاجتماعية أو المجال ذي الصلة هو أحد الأصول.
تجربة:
أساسي: على الأقل خمس سنوات خبرة السكرتارية / الإدارية ذات الصلة.
مرغوب فيه: تجربة ذات صلة في منظومة الأمم المتحدة.
استخدام المهارات اللغوية
أساسي: معرفة الخبراء باللغة الإنجليزية. معرفة الخبراء باللغة المحلية.
مرغوب فيه: معرفة متوسطة باللغة الفرنسية.
الموقع الرئيسي: العراق- أربيل
رابط التقديم
الاعلان الاصلي
Duties
Under the direct supervision of the Administrative Officer, and the
overall guidance of the Head of WCO,the duties are, but not limited
to:-Act as travel and protocol focal point; brief and guide staff,
non-staff and visitors on WHO travel policy and rules related to travel
class, entitlements and protocol matters, as well as General Management
System (GSM) travel module.-Organize the travel of WRO staff and
non-staff: review travel requests, obtain price quotations and travel
itineraries from travel agent, hotel bookings, arrange security
clearance and raise travel requests in GSM.-Advise staff on visa and
vaccination requirements; ensure that application forms are correctly
completed, attaching necessary supporting documents and liaise with
embassies timely issuance of entry visas.-Verify travel claims against
authorized itinerary, with regard to actual routing and duration of
stay. Recommend solutions in case of discrepancies.-Support missions of
official visitors; make necessary arrangements for accommodation,
transportation, meet and assist at airport and registration.-Ensure
international staff and their families, official visitors and
consultants are registered as per the immigration rules. Prepares and
follow up on correspondences with concerned parties specially MOFA,
Airport authority and Immigration department.-Coordinate with UNDP, RO
and HQ issuance and timely renewal of UNLP and UN family certificates.
Maintain and update related follow up system.-Coordinate with EMRO
Technical units all logistic arrangements for intercountry meetings held
in the country, make necessary hotel reservations, provide required
equipment's and other services.-Draft correspondence with all
counterparts and ensure travel processes are well documented. Update and
maintain related files and records.-Participate in surveys regarding
hotel rates and meeting arrangements, and ensure the deals are regularly
updated.-Verify invoices received from hotels and travel agent and
ensure payments are timely effected. Keep records of all payments made
for reconciliation purpose.-Assist in verifying overtime for
drivers.-Perform other administrative duties and assist/replace
administrative staff in other teams, as required.Achievement Activities
Include:System to handle correspondence and file organization in
conformance with specific guidelines and work requirements. Follow-up to
maintain deadlines and required generation of
correspondence.Improvements to the workflow, administrative office
procedures and maintenance of office records.Selection of class of
travel and related travel entitlements in line with rules and
procedures.
Educational Qualifications:
Essential: Completion of secondary education supplemented by secretarial training.
Desirable: University degree in business administration, social sciences or related field is an asset.
Experience:
Essential: At least five years' secretarial/administrative related experience.
Desirable: Relevant experience in the UN system.
Essential: Completion of secondary education supplemented by secretarial training.
Desirable: University degree in business administration, social sciences or related field is an asset.
Experience:
Essential: At least five years' secretarial/administrative related experience.
Desirable: Relevant experience in the UN system.
Use of Language Skills
Essential: Expert knowledge of English. Expert knowledge of the local language.
Desirable: Intermediate knowledge of French.
Primary Location: Iraq-Erbil
Desirable: Intermediate knowledge of French.
Primary Location: Iraq-Erbil
