اخر موعد للتقديم : 29 October, 2019
النص المترجم من الموقع
رابط التقديم
https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=26562&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2
الواجبات والمسؤولياتيضمن الأداء الفعال والكفء لمكتب DSRSG / RC / HC مع التركيز على تحقيق النتائج التالية:
الحفاظ على تقويم المشرف ، والاتصالات مع الزوار رفيعي المستوى ، وترتيب المواعيد والاجتماعات ، والعمل كمترجم فوري عند الاقتضاء و / أو أخذ دقائق.
الحفاظ على إجراءات البروتوكول.
دعم إداري للمؤتمرات وورش العمل والخلوات المنظمة
دعم تنظيم عمليات الشراء في المكتب كما هو مطلوب.
الدعم في وظائف الموارد البشرية في المكتب إذا / كما هو مطلوب.
دعم مع إدارة الميزانية من RCO
إعداد مواد إحاطة عالية الجودة للمشرف على المواعيد والاجتماعات والبعثات.
إعداد الترجمات غير الرسمية.
إدارة DSRSG / RC / HC و RCO إدارة بعثات الموظفين.
الحفاظ على قوائم الشركاء رفيعي المستوى وقوائم الهاتف.
إعداد المراسلات والتوجيهات والتعليقات نيابة عن DSRSG / RC / HC لتوقيعه وإجراء المتابعة عند الاقتضاء.
استخدام أنظمة إدارة مكتب مؤتمتة من أجل التشغيل الفعال لمكتب DSRSG / RC / HC.
يضمن توفير دعم اتصالات فعال للمكتب مع التركيز على تحقيق النتائج التالية:
صيانة نظام الملفات بما يضمن حفظ المواد السرية. استخدام نظام الملفات الآلي.
تنسيق تدفق المعلومات في المكتب ، ومتابعة ملفات التداول.
متابعة المواعيد النهائية والالتزامات المقطوعة والإجراءات المتخذة وتنسيق جمع وتقديم التقارير إلى DSRSG / RC / HC.
تقديم مقترحات لإزالة اختناقات التواصل في المكتب وتبسيط إجراءات المكتب بين مكتب المشرف والقسم التابع له.
يضمن تسهيل بناء المعرفة والإدارة مع التركيز على تحقيق النتائج التالية:
يبدو المساهمات في الشبكات والمجتمعات المحلية من ممارسة المعرفة.
تنظيم دورات تدريبية لموظفي الأمم المتحدة بشأن التنسيق والإدارة وقضايا البروتوكول.
المهارات المطلوبة والخبرة
التعليم: التعليم الثانوي أو درجة البكالوريوس. التدريب المتخصص في مجال السكرتارية أو إدارة المكاتب أمر مرغوب فيه ولكنه غير مطلوب.
تجربة:
6 سنوات من الخبرة السكرتارية والإدارية وخبرة البرنامج التدريجي المطلوب على المستوى الوطني أو الدولي أو 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة مع درجة البكالوريوس (المكتسبة بعد الانتهاء من درجة البكالوريوس) ؛
خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word ، Excel ، إلخ) ، خبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة القائمة على الويب ؛
تعتبر الخبرة السابقة والإلمام بعمليات الموارد البشرية والمالية والمشتريات من الأصول القوية ؛
الخبرة في منظومة الأمم المتحدة هي ميزة.
متطلبات اللغة:
مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية.
معرفة الكردية هي ميزة.
مركز العمل: بغداد ، العراق
Duties and Responsibilities
Ensures effective and efficient functioning of the DSRSG/RC/HC office focusing on achievement of the following results:- Maintenance of the supervisor’s calendar, contacts with high-ranking visitors, arrangement of appointments and meetings, acting as an interpreter when required and/or taking minutes.
- Maintenance of protocol procedures.
- Administrative support to conferences, workshops, retreats organized
- Support to organization of procurement processes in the office as required.
- Support in HR functions in the Office if/as required.
- Support with budget management of the RCO
- Preparation of high quality briefing materials for supervisor for appointments, meetings, missions.
- Preparation of informal translations.
- Management of DSRSG/RC/HC and RCO staff missions administration.
- Maintenance of rosters of high-level partners, telephone lists.
- Preparation of correspondence, directives, comments on behalf of DSRSG/RC/HC for his/her signature and making follow-up when required.
- Use of automated office management systems for effective functioning of the DSRSG/RC/HC office.
- Maintenance of the filing system ensuring safekeeping of confidential materials. Use of automated filing system.
- Coordination of the information flow in the office, follow up on circulation files.
- Follow up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of the reports to DSRSG/RC/HC.
- Presentation of proposals to eliminate communication bottlenecks in the office and streamline office procedures between the supervisor’s office and subordinate division.
- Sound contributions to knowledge networks and communities of practice.
- Organization of trainings to UN staff on coordination, administration and protocol issues.
Required Skills and Experience
Education: Secondary Education or Bachelor’s Degree. Specialized secretarial training or office management is desirable but not required.Experience:
- 6 years of progressively responsible secretarial, administrative, programme experience is required at the national or international level or 3 years of relevant experience with Bachelor’s Degree (gained after completion of Bachelor’s Degree);
- Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc), experience in handling of web based management systems;
- Previous experience and familiarity with HR, Finance and Procurement processes is a strong asset;
- Experience in the UN system is an advantage.
- Fluency in English and Arabic is required;
- Knowledge of Kurdish is an advantage.
